06 – Como gerenciar seu projeto
Os projetos sempre fizeram parte da nossa sociedade, do mais simples projeto até o mais complexo, sempre foi necessário organização, ordem, e um bom planejamento aliado a uma boa administração.
No entanto, a gestão de projetos como conhecemos começou a se estabelecer apenas no início dos anos 60 quando as empresas perceberam a importância de organizar o trabalho em processos para que os colaboradores trabalhassem de forma integrada.
Para que os processos da sua empresa não fiquem “soltos demais”, se torna essencial um acompanhamento de todo o progresso. Isso permite a melhor organização e controle dos projetos, evita a entrega de tarefas atrasadas e ainda aprimora a comunicação e integração entre a equipe.
Hoje existem muitas metodologias que nos auxiliam na gestão de projetos como SCRUM, PROJECT MODEL CANVAS, SIX SIGMAS entre outras.
Se comunicar claramente e na medida certa é um dos principais elementos para garantir o sucesso de um projeto. Por ter muitos detalhes, nem tudo precisa ser comunicado aos envolvidos. Mas a falta de informações pode aumentar boatos, ruídos e retrabalhos em tarefas mal compreendidas.
Faça uma avaliação de quais detalhes devem ser comunicados, quem precisa saber e como tal informação será transmitida. Procure se comunicar de forma clara e transparente para evitar problemas durante o processo.
Definir o escopo, cronograma e as métricas
O escopo do projeto é um documento que contém todos os elementos necessários para que ele seja concluído. Desde os produtos que serão entregues, quem irá compor o time de execução e até quanto tempo e dinheiro serão investidos precisam estar descritos no escopo.
As métricas possuem grande importância dentro de sua empresa e vantagens relevantes para o seu negócio como:
Mensurar o envolvimento de seu público alvo durante uma determinada campanha;
Mensurar o desempenho de suas ações de Marketing;
Garante novas oportunidades de negócio, e qual investimento aplicar;
Maior objetividade em gerar retorno;
Identificar os pontos positivos e negativos das campanhas;
Impulsionar uma produtividade apropriada, com base nos dados obtidos.
Com o escopo e métrica definidas agora é avançar para o detalhamento das tarefas que serão executadas, aqui entra o cronograma e junto a essa etapa terá que ser inseridos prazos para conclusões de forma equilibrada.
Outro ponto importante é saber administrar os riscos, saber o que pode dar errado durante a execução das atividades, e ter um plano de ação com soluções para lidar com os problemas que irão surgir.
Um exemplo muito comum são projetos que ultrapassam o investimento inicial planejado, por isso procure acrescentar um valor extra para eventuais imprevistos. Independente dos fatores de risco observados, nunca deixe de monitorá-los conforme três itens:
· Status de cada risco e as opções definidas para enfrentá-los
· Probabilidade de ocorrência dos riscos
· Qual o impacto que podem gerar no projeto e como contorná-los
Acompanhar o desempenho do projeto colocando em práticas todos os passos já citados é de suma importância, fique atento ao andamento de cada atividade e monitore.
Saber como gerenciar um projeto é indispensável para que os resultados alcançados sejam positivos.
